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OA办公自动化系统

  作者:佚名    技巧来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010/11/30

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`OA办公自动化系统介绍

一、  企业广域/局域网数据传输系统整体功效概要介绍:
1. 实现一对一、多对多、一对多任意间的数据文件传输通讯。
2. 实现专用通用报表数据文件接收、发送、分析一体化,报表格式可任意编程定制。
3. 实现软件传真收发集成一体化功能。
4. 内置数据文件加密、压缩集成套件。
5. 多通道数据传输(可根据公司部门设定)。

二、实施条件(硬件):
1、公司配备一台专用文件服务器(主机托管),有独立的IP地址。
2、分公司办事处配备一台586电脑、一个上网用调制解调器。

三、某大型公司使用案例简介(详细使用说明见附件):
1、该公司总部采用本套OA系统实现了一次性对全国各分支机构进行文件、报表的广播传输,时间只需数分钟,完全取代了传统的“点对点”式的依次传真,下属分支机构只需上网即可接收文件并打印或转发。而办事处与分公司之间、或与总部之间通迅则采用了“电子邮件”式的随意传输,但使用更加方便、快捷。
2、采用本套OA系统总部可要求下属分公司或办事处机构向其发送固定类型的数据报表,OA系统可自动按日期分类接收汇总并分析出结果报表,该公司用它每天自动分析各办事处的专柜销量及排名情况,为销售部提供决策数据,同时该公司用它来收集分析分支机构的维修报表及开箱率,极大的减少了人为的误差,提高了办公效率。
3、系统由于采用了微软SQL数据库服务器及文件服务器作为内核,因此该公司各分支机构随时可以查询自己或它人发送的网络数据是否已被正常传递,同时可以设置机构权限,使公司信息动脉随时掌握在总部。
4、本系统还采用了与传真机紧密集成技术,可方便快速的收发传真。                                                                

附:
   附件一  文件类客户端
   附件二  文件类服务器端
   附件三  报表类客户端
   附件四  报表类服务器端
   附件五  全球信息传输系统
附件一  文件类客户端
Skyeditor软件的使用简介
    本软件是针对各分部及办事处向总部单个部门发送这些部门要求的各类数据,操作者一般为各分部及办事处。下面简要介绍它的使用方法(均以实例进行介绍):
A. 首先要仔细了解总部各部门下达的文件上传标准通知
    比如市场部下达通知要求你办事处在“01号文档资料”通道内发送每日的《市场信息反馈表》,则你应该清楚两点:第一、通过“01号文档资料”来建立《市场信息反馈表》;第二、发送的对象是市场部。
B、具体实际操作方法
    首先运行SkyEditor.exe,并单击工具栏中的“新建”按钮,将出现一对话框(见图一)

请选择“特殊类型文档资料”,双击“创维文档资料”展开菜单,选择“01号文档资料”(这里专用于《市场信息反馈表》),单击“确定”。
                            

 

                  (图一)      

然后首先用EXCEL或其它软件做好《市场信息反馈表》,存为文件,并作为“附件”插入当前文档中,单击工具栏右上角的红色 “FTP”字样的按钮,将出现一对话框(见图二)。
       
这里重点要强调的是日期选择,请单击“日期”右侧的倒三角形,选定当天日期(例:假如16日发送15日的《市场信息反馈表》,选定日期应为15日,切记!否则市场部将无法接收),然后要选择发送部门,因为是市场部每日要求《市场信息反馈表》,所以请选择市场部。点击“确定”以后,便进入文件传输阶段(确保已拨号连接的前提下),状态条上会显示“@newstar正在发送数据……”字样,这时请不要随便操作,以免中断了传输,文件传输完成以后,状态条的文字变为“数据传送完毕……”。如果没有出现此提示,说明文件没有完全传输,请“取消”,并重试。
    C、分部及办事处采用本软件接收“总部通告类文件”:
    SkyEditor.exe运行后(前提:已拨号连接),操作员点击工具栏“发送和接收”中的“数据接收”,将出现如图三所示的窗口,在“接收时间”中选择当天日期,即可接收当天总部所下发的文件,考虑到总部下发文件时间的灵活性,总部要求各分部仍然需确保每天上网二次下载文件,以免遗漏总部文件。并要求当天在接收前一天的文件。例如:总部20晚下发了一个通知,此时分部或办事处操作员不可能当天就把它接收下来,因此,第二天分部或办事处操作员接收文件时,首先应选择接收日期为20日,即可把总部20晚下发的文件接收下来,然后再选择21日(也就是今天的日期),把今天的文件也接收下来。这样做便可以避免遗漏总部文件。


附件二  文件类服务器端
EditorServer软件的使用简介
    本软件是针对总部各部门接收各分部、办事处发送的文件而设计的,各部门对软件的使用都具有相似性,下面将以市场部为例介绍具体使用方法:
      
   (1)号列表框      (2)号列表框                  (3)号列表框
图一
1、制定传输标准:
    打开应用程序会出现以上的画面,在左侧的下拉框中有六条项目分别是01—06文档资料,各部门在使用前要对部门内所有要传输的文件进行归类,分别为它们定义不同的文档资料,如市场部将“市场信息反馈表”定义为“01文档资料”,将“促销员工资表”定义为“02文档资料”,等等。并将这些定义通知到到你部门所要收集信息的分部及办事处,让这些办事处使用Skyeditor客户端软件来进行数据发送(该软件使用方法详见Skyeditor客户软件使用说明),也就是制定自己的传输规则。(注意:一个文档资料只能设置一种申请表或文件。如:市场部将每日各分部传回的《市场信息反馈表》定义为“01文档资料”,便可通知26个分部必须每日通过“01文档资料”来向市场部发送《市场信息反馈表》。这样市场部便可以每日在“01文档资料”这个通道内接收26个分部的数据信息。)
 下一步要为不同的文档资料设置数据集,所谓数据集,即是你部门在相应文档资料通道所要接收的分部和办事处名称的集合。先选择“01文档资料”,然后点击“数据设置”按钮,出现以下画面:
 
图二
    第一次安装时,所有文档资料的数据集都是空的,在“基础数据设置”窗体中选择“01文档资料”,再点击“外部数据”按钮,在目录“c:\newstar\netsky\dat\”下有相应的数据集文件,包括bscid.dbf(办事处代码表)、fbid.dbf(分部代码表)、zbid.dbf(总部代码表)。如打开fbid.dbf文件,右侧列表框中列出所有分部代码,点中右侧列表框中任意一项,单击鼠标右键,会弹出菜单,点击“自动追加”,系统会自动将所有分部代码添加到左侧的列表框中。如你想删除已添加的某一项目,只要在左侧列表框中点中要删除的选项(此处支持多选功能),单击右键,会弹出“删除”的菜单,点击它并确认即可。当然,也可以在编辑框中手工录入,每次录入完按回车即可。对其它文档资料的数据集也采用相同的定义方法。设置完以后,关闭窗体即可。如市场部《市场信息反馈表》,要求各分部上报,则应键入所有分部的名称,这样总部的系统才能识别接收这些分部的反馈表。
2、总部各部门接收已定制标准的文件:
    当以上一些完成并在办事处或分部按要求运作之后,便可以每日接收你所需要的内容。例如在下拉框中选择“01文档资料”,再点击工具条中的“数据接收”按钮,点击‘确定’,即可接收数据。接收完毕后,(1)号列表框中就会将全国各办发送到市场部的“01文档资料”列出。单击其中一项,文件的内容就会在(3)号列表框中显示出来。
3、备份接收下来的文件:
 当你看完所有的文件,若有必要将这些文件备份起来。请首先选择备份的日期,通常为当天日期,然后选中(1)号列表框中的文件,单击鼠标右键,点击“导出”菜单并确认,你就会看到你所选中的文件已转移到(2)号列表框中。注意:只有在(1)号列表框中的文件才能被观察文件内容。
 若你要查看以前备份的数据,只要选择(2)号列表框中的日期,系统就会将某日的备份文件列出在(2)号列表框,双击某一文件并确认,该文件就会导出至(1)号列表框中,即可查看文件内容。切记查看完要恢复备份。
4、注意:
    ①所有数据保存在目录“c:\newstar\netsky\”下,请不要随意添加删除。
    ②每个分部(或办事处)每天给总部各部门发送的文件在一个通道内只限于一份,若发送第二份,将会覆盖掉第一份文件。如:南京办每天只能向市场部的01文档资料发送一份“市场信息反馈表”, 若发送第二份,第一份将被覆盖。


附件三  报表类客户端
SKY客户端录入软件的使用简介
    本系统主要针对***公司的各种信息反馈报表而专门设计的客户端录入系统,虽然她是专门设计的,但她具有很大的灵活性,可以设置任意的报表格式,详细方法见后。
    按照‘开始’/‘程序’/‘***信息通用集成管理系统V3.0’路径下选中‘NewStar Sky.exe’,即可运行此系统。首先要求输入登录口令(第一次可以输入‘1’,口令是可以更改的);OK;然后系统会要求将C:\NewStar目录进行备份,如果需要就选择‘OK’,全部,是,否则一直‘取消’即可(或一直按‘ESC’键);这样就进入了‘***客户端信息集成录入系统’,现对其主界面(主要内容)介绍如下:
    (1)、中文版FTP——启动‘FTP文件加密系统’,对于‘FTP文件加密系统’将在‘NewStar FtpClient.exe——FTP传输(带加密压缩)系统’部分作详细说明。
(2)、英文版FTP——启动‘CuteFTP32’英文版FTP文件传输系统,对于‘CuteFTP32’将在后面的专题‘CuteFTP32传输系统’中详细讲解。
(3)、更改口令——点中此按键,系统将要求输入原口令(如‘1’),确定,接着会要求输入录入口令(如‘2’)和确认口令(如‘2’),在此‘录入口令’和‘确认口令’即为要更改的口令,切记它们一定要完全相同,点击‘确定’才可更改成功。
    (4)、数据备份——它跟进入系统时的备份是同样的,备份的意思就是在别的地方多存放一份,以备万一原数据丢失时所需。
(5)、浏览查询备份数据——它是专门用于打开在报表录入结束提交后生成的备份文件(扩展名为:.bak),当然现在可以用另外的方法打开报表备份文件(即将其扩展名bak改为cdx就可以双击打开了)。
    (6)、维修报表——***公司维修报表专用的的录入系统。录入方法可参照其帮助:
    关于维修报表录入最新说明,请操作员及相关负责人一定要严格把关,维修报表填写中在BBLX一列中,如果是专柜则在相应的数字后面加一个‘*’号,例如:2* 表示报表类型为2并且是专柜,如果不是专柜请不要加‘*’ 号,至于维修报表故障现象RUIN一列中要严格按照《质量对照代码表》录入,维修报表中电话(DH),邮编(YB),姓名(XM),地址(DZ),绝对不允许全空,这样一来将无法查询及回访,并将视为无效,请各操作员注意。
一、字段含义:
1、ID代表办事处编号(要求全部使用最新代号,并录入3个数字): 哈尔滨  001   锦州  002   西安 003   兰州   004   石家庄  005    北京    006   广州 007    深圳 008   …… 。
2、BBLX代表报表类型,要求录入1个数字(如下):1代表上门,2代表外出,3代表办事处,4代表早期,5代表上门早期,6代表外出早期,7代表办事处早期;
    3、RM代表维修员姓名中每个字的第一个大写字母,如:谭爱民即为TAM
    4、MODEL代表机型,为6个字符;    5、JX代表机芯,为2-4个字符;
 6、JH代表机号, 为6个字符,如: 277160    7、DATE1代表生产日期,如99-01-12
    8、DATE2代表购机日期,如99-01-22    9、DATE3代表维修日期,如99-02-12
    10、RUIN代表故障现象,为2-3个字符(1-9故障代号要求前要加0),代号要严格按“质量统计代码对照表”填写;
11、POS代表故障部位;  12、NAME代表故障元件;
   13、REASON代表故障原因,要求按照故障原因代码表进行填写。
   14、XM代表用户姓名;
   15、DH代表电话号码,若必要可以额外最多加3个汉字或6个字符加以说明;
   16、DZ代表用户地址;   17、YB代表邮编;
二、实例:
   办事处 报表类型 维修人员 机型   机芯  机号   生产日期  购机日期  维修日期
    ID     BBLX   RM    MODLE  JX    JH      DATE1     DATE2       DATE3
    103     1    ZHQ   8298WF 5P03  126750  98-11-12  99-01-12   99-02-12
故障现象 故障部位 故障元件 故障原因  用户姓名 电话        地址           邮编
RUIN     POS      NAME      REASON    XM       DH          DZ            YB
48                           A04     李明兰  6290118     南桥市江渝厂  450002
三、提交:
    报表录入完毕后,点击‘结束并提交’,系统将检查大小写并更正,OK,然后选择‘压缩模式’(生成扩展名为.mmm的文件)还是‘非压缩模式’,输入密码(如‘1’),确定,即可看到此报表已保存到C:\SKY目录下,其文件名为***,OK,然后会问你要不要存一个备份,‘确定’即存一个,‘取消’即不存。这样就完成了报表的生成。
四、 发送:
    当表制作完成后点击“FTP传输”按钮,出现下图界面(以维修报表为例),这里只有日期可以更改,此时应检查日期是否与表中的日期(DATEO字段)一致,这个日期也就是统计的时间。尤其是当某一天的统计没有及时完成时。这一点尤其要注意!举例为:假如你要发送15日的报表,但是15日这天没有录完(默认的日期为电脑系统日期),那么你可以在16日或哪一天录完之后,在此处发送设置时,将日期直接改为15日即可!但是你一定要把15日的数据跟16日或那一天的数据分开,别整个儿录在一起!专柜统计报表和开箱率报表也一样,每月20日发送时也要这样做,但一定要把两个月的数据分开!总之,时间一定要与总部要求的日期准确、一致,因为总部是按日期接收的!
    选择好发送范围,点击“确定”以后,便进入文件传输阶段,状态条上会显示“@newstar正在发送数据……”字样,这时请不要随便操作,以免中断了传输,文件传输完成以后,状态条文字变为“数据传送完毕……”。如果没出现此提示,说明文件没有完全传输,请“取消”,并重试。
    综上,这就是维修报表的录入、生成到上载的全过程,其它报表的运作方法也一模一样,即其它报表要参此方法进行,后面将不再讲述(只是说明报表的录入方法)。
    (7)、开箱率——专柜开箱率旬报表的录入系统。录入方法可参照其帮助:
    一、字段含义:
      1、ID代表办事处。填写办事处代号;2、ZG代表专柜。如北京王府井;3、RM代表促销员人名;4、MoDEL代表机型;5、JX代表机芯;6、HGS代表合格数;7、BHGS代表不合格数;8、RUIN代表故障现象。要求填写故障代号; 9、DATE0代表生产日期。格式如98-10-20;10、JH代表机号;
二、实例:(此实例为不合格数为2台)
  办事处 专柜   促销员 机型  机心 合格数 不合格数 故障现象  生产日期   机号
  ID     ZG      RM   MODEL   JX   HGS     BHGS    RUIN      DATE0     JH
  001 北京王府井 ***  8259    5N   10       1       15     98-12-02   012564
三、备注:
   1、所有英文字母都要求大写。2、表格后面要注明统计专柜数。3、要求填写时不能遗漏。
    (8)、专柜统计——专柜销售统计日报表的录入系统,报表格式可由各公司的具体要求而定,在此说明略(录入方法可参照其帮助)。
 (9)、领料单——物料月计划领料单的录入系统。录入方法可参照其帮助:
     总原则:各部门严格按《配件管理办法》填写。各项举例如下:
    1、省中心:如哈尔滨、南京等名称,不要求录入代号;2、日期:即申请日期,如99-07-08;3、公司编号:如4100-AD1240-01等;4、规格型号:如AN5534集成块等;5、申请数量:即20、30等整数个数;6、实发数量:跟申请数量相同填法,但次项由总部填写;7、原因:即申请原因,如改机用、维修用等;8、单价和金额:单位为元,有两位小数。
   实例:(以南京为例)
   省中心 日期     公司编号         规格型号   申请数量  原因    单价
   南京   99-09-09  4100-AD1240-01  120K/0.25W    50    维修用   0.10
   南京   99-09-09  辅料04          维修资料      200   维修用   4.00
备注:此处实发数量和金额略去不填。
  (10)、富文本数据录入系统——这只是一个管理文件的工具,在此使用说明略去。
  (11)、网络数据接收——这是一个在网络(局域网)上进行数据接收并可进行查看的数据库系统。操作极为简单,在此使用说明略去。
综上所述,已经将整个录入系统的使用情况作了一个比较详尽的讲解,但有一些技巧性的功能(主要在报表录入方面)还没作说明,现总结归纳如下:
1、自动追加功能——它分为追加阵列和追加清空两种功能,它们的具体使用方法类似。即为:一般录入时,若存在连续一部分记录在同一列中内容相同,则可先将内容不相同的其它列录完,留下内容相同的列。将这些录完后,再将相同内容的列的第一条记录录完整,然后用鼠标选中第一条记录的这个单元格,点击鼠标右键,选择‘自动追加’中的‘阵列’,即可将后面记录相同部分的全部内容填入报表了。然后再按同样的方法往下录。追加清空与此同理,只需将第一条的内容清空,即可选择‘自动追加’中的‘清空’,就可将这第一条以后的记录对应列的内容清空了。
使用此功能的注意事项:(1)、此功能只是针对某一列而言的,即一次只能在某一列中进行追加阵列或追加清空;(2)、上面所说的‘第一条记录’是相对而言的,它是指某一列或多列内容相同的所有连续记录的第一条记录,而不是整个报表的第一条记录,切记!!(3)、如果这样连续部分相同的记录块有多个,必须一个块一个块的全部录完(包括追加)后,再录下一个块,即分段录入——录入一段,追加一段;再录,再追加;……
    2、复制粘贴功能——选择某一条记录,点击‘复制’按钮或右键选择‘复制本条记录’,然后点击‘粘贴’,即可看到增加一条与复制相同的记录,点击一次,增加一条……只是要注意:每次增加的那一条总是放在最后,不过我们录制的这些报表属于数据库类,与记录的先后顺序没有关系,因为数据库的记录是可以调整其顺序的。
    3、模板设定功能——此功能主要是针对专柜录入而设定的,它主要适用于录入格式和大部分内容具有一定的相对稳定性,如果设定为模板,录入时直接加载模板,那样每次都只需作部分数据修改即可完成报表的录入,可以极大的提高工作效率。具体做法是:先将报表中长期可能不变的内容录制到报表中,然后选择菜单上的模板功能,设定为模板,那么下一次要录入报表时就可先加载模板,然后填入其它相应的数据即可。
    4、远程提交功能——这是在每一个报表录入系统中的最下面都有的一个‘追加至Web数据库’按钮,它主要也是用于网络数据传递的。当把数据录入完毕后,想把数据直接追加到服务器的数据库中,就可以在这时点击‘追加至Web数据库’按钮,将要求你按‘压缩’或‘非压缩’方式保存数据,接着系统将登录本机所在网络服务器,输入完用户名和口令后,就可直接追加到服务器数据库中。这是用于建立创维共享数据库的方法之一。
    5、音乐开关功能——这是专为大家设置的,共有4首音乐可供选择,以解报表录入时的枯燥烦闷之感。使用极为简单,选择‘音乐’菜单,即可看到‘关闭音乐’、‘CD音乐01’、‘CD音乐02’、‘CD音乐03’和‘CD音乐04’几个选择,意思简单明了,选中某首音乐就可播放某首音乐。但注意:每首音乐都必须通过‘声卡’才能播放的,即必须配置好‘声卡’,并且不能将‘耳机’或‘音箱’的插头直接插在光驱上,而是插在‘声卡’的音频输出孔(PK OUT孔)上。
6、加密压缩功能——即在结束并提交时可以选择‘压缩’还是‘非压缩’模式,选择‘非压缩’模式生成的文件扩展名为CDX,即为常用的报表格式;选择‘压缩’模式生成的文件扩展名为MMM,即为我们使用的加密压缩格式。在每一个录入系统中,都可直接在文件菜单上找到‘文件加密器’,那样就可调用加密系统进行加密了,一切按提示操作即可。
7、一点建议——建议在报表的录入过程中,开始录入一部分之后,想存盘时,就开始提交,生成报表文件,然后关闭录入系统,在C:\SKY目录下找到刚提交的报表文件,双击打开它(如果双击打开文件进行修改时出现了乱码,请按‘ESC’键进行消除,且此处的窗口大小可以随意调节),接着继续录下去,想存盘时,随时就可存盘,这样比较方便,也容易保证因电脑故障而导致死机时造成的数据丢失!切记!不必要再使用‘暂存功能’来临时保存文件了。


附件四  报表类服务器端
SKYServer服务器端软件的使用简介
    此系统是用于进行***公司内部专用的数据接收、数据类型转换(由.cdx类型     .dbf数据表类型的文件),并同时能够对维修报表进行处理和打印输出:包括将办事处代号转换成办事处名称,将故障现象代码转换成其具体内容,并进行选择查询,输出成标准规范的维修报表。
此系统只需选中NewStar SkyServer.exe即可运行进入(主界面如下图),其具体操作分作下面几个部分进行说明:
(1)、数据接收——本系统的数据接收方法同文档类的接收方法类似,不同之处在于:①数据内容不一样,它的数据为一个个数据表;②通道不一样,它有固定的通道:维修报表、开箱率、专柜统计等等,每种报表都必须在自己固定的通道内进行传输;③打开和处理方式不一样,它不需调用其他任何程序就可以进行数据内容浏览,它的数据处理方式见下。
(2)、数据追加——以维修报表进行举例说明:首先在下拉框中选择维修报表,设置好接收范围(如所有办事处),接收数据,数据一旦接收完毕,就可在最左边框内看到相应的报表了。然后在最左边框内,右键,选择导出,即可将接收到的数据转到中间框内,以便进行处理。接着在最右面选中Demo.dbf文件,在左面选中任意一个维修报表,使用右键,选择‘复制模板’,这时将要求你复制一个名为‘Main.dbf’的模板文件,此文件名不要更改,点击‘确定’即可在右边框内增加一个名为‘Main.dbf’的模板文件(如果是第二次使用,则必须在右边用‘右键’,对原Main.dbf进行重命名或删除,然后再复制模板);接着在右边数据框内选中(双击文件名)要被追加的数据表Main.dbf;最后用右键‘追加至服务器’,‘确定’, 即可追加。追加完成后,(‘确定’可以删除CDX报表,‘取消’则保留),最终生成的数据表Main.dbf可以点击调用‘SQL处理’,进行进一步的数据查询处理等等。
(3)、数据处理——主要针对‘特殊处理’而言的,其具体使用说明如下:首先在中间框内选中某一个维修报表,点击‘特殊处理’;接着在上面主菜单上依次点击:产生数据库文件    生成报表    SQL语句(可以更改进行查询)   报表打印,即可生成比较规范的维修报表了,再点击‘打印’即可打印输出。
(4)、操作要求——要求能懂SQL和FoxPro等数据库软件,否则可能难以理解。


附件五  全球信息管理系统
全球信息管理系统使用简介
‘全球信息管理系统’是根据当前互联网数据传输的特点,通过利用FTP传输文件的内核,配以与OUTLOOK类似的全中文外观界面,使E—MAIL传输文件的直观性和简便性、FTP传输文件的快速性集于一体,这样使用者就能够方便、快捷的进行文件信息传输。其使用说明如下:
    1、使用范围要求:根据创维目前信息传输的特点及要求,规定使用此系统的文件、数据范围为:①总部单个部门给单个分部或单个办事处所发的文件或数据(如批复性的文件等);②单个分部或办事处在同一天内可能向总部某个部门发送同类型的文件或数据的次数有两次或更多时,要求总部这个部门对这一类的文件或数据定为使用本软件传输;③总部单个部门与部分分部或办事处之间的数据传输;④分部与分部、分部与办事处、办事处与办事处之间的各种文件或数据的传输均采用此系统进行。⑤总部单个部门与总部单个部门之间的文件或数据传输也可采用此系统进行。
   2、使用平台要求:首先必须安装此系统所必须的数据库引擎SQL SERVER6.5以上(在光盘的软件安装演示中)——安装步骤为:点击‘SQL数据库’按钮即可进入相应的安装界面,然后‘确定’,点击‘Continue’按钮、‘Continue’按钮、‘Continue’按钮,再在左边选择‘Do Not Install’,点击‘Continue’按钮即可安装至完毕!
3、具体使用方法:下面以市场部进行文件数据收发的操作过程为例进行说明和介绍。
发送数据:①、将要发送的申请或报告事先在计算机里处理好(需要领导签字的,可将其扫描入计算机),以文件形式保存,也可在本系统的文本框里直接编辑。②、打开全球信息管理系统,选中发件箱里的申请单选项,点中工具栏里的“新邮件”按钮,进入邮件编辑。③、选择发
     申请单                                               新邮件
送范围。此处只能选择“总部单个部门”,收件人选择“市场部”,主题一定要填写内容,不能为空,且在插入附件的文本框中必须有文字说明,否则如下图中所示,就没有录入文字,在保存邮件时,将提示数据录入不完整,切记!另外还得注意,不论用哪个发件箱发送,在创建邮件时,发送范围和收件人都只能选择,不可直接录入或更改!④、在文本框里编辑要发送的内容,或在文本框里利用右键的‘附件’插入已处理好的文件,点击第一个文件打开按钮,选中要发送的申请或报告。注意:插入的内容是经过压缩的,且一次可插入几个附件。另外如果出现有在插入附件时插入不了,可能是文件太大,或内存不足等原因,此时可以采用右键插入对象,选择从文件创建,然后选中要发送的文件即可,只是这种方法插入的文件是没有经过压缩的!⑤、点击最上方的保存邮件按钮,系统将返回到主窗口,此时如要对发送内容进行修改,请点击工具栏中的“编辑“按钮,返回邮件编辑状态。⑥、此时连接上网。⑦、等连接正常后,点击“发送和接收”按钮,您的邮件将很快到达市场部。同时也将对传到本部门(市场部)的文件数据进行接收处理!
接收数据:如果只是接收数据很简单,每天在要求的接收时间连接上网,然后打开此系统,点击“发送和接收”按钮,等数据处理完毕后,即可到相应的收件箱中查看所收到的文件数据了。
备注:对于刚安装好的系统,在第一次使用时,一定要先设置通信协议——点击主菜单上的‘工具\帐号——设置’,上面是服务器地址(现在不用更改),下面就是通信协议,一般我们选择‘TCP/IP’协议,然后‘确定’,退出整个系统,重新进入此系统就可使用设置的通信协议了。
以上是以市场部的申请表的收发为例所作的说明。下面就此系统的界面和一些注意事项作一个归纳性的介绍:
由主界面图所见,其界面跟E—MAIL发送接收界面几乎一模一样(OUT LOOK),全部中文界面,意思相当明了。展开左边的‘创维全球信息网’,即可看到四个部分:收件箱、发件箱、已发送数据和已备档数据,这四个部分的说明如下:
发件箱:它包含‘总部通告’、‘专用收件箱’、‘申请单’三个部分。‘总部通告’主要接收全国各部门的公共信息,相当于以前的接收‘传全国各分部、办事处及总部各部门’这类文件;‘专用收件箱’是用于接收某个部门给某个部门所发文件,这就跟收发E—MAIL完全一样;‘申请单’是考虑到本公司申请单的特殊性,故专门开辟的一个部分,即用它专门接收‘申请单’。
收件箱:它包含‘通告发布’、‘专用发件箱’、‘申请单’三个部分。这三个部分的用法与收件箱的三个部分类似,选用‘通告发布’可以一次性的发给‘全国各分部’、‘全国各办事处’或‘总部各部门’; 而‘专用发件箱’和‘申请单’都是专用的,与发送E—MAIL一样。
已发送数据:它的三个部分完全与‘发件箱’的三个部分一一对应,它就是将发送过的文件进行保存起来。
已备档数据:它的三个部分完全与‘收件箱’的三个部分一一对应,它就是将接收后的文件进行保存起来。
主界面右边上面的框体是用于显示与左面选中的部分相对应的文件收发情况,右边下面框体是用于显示上面框体内所选中的文件信息所对应的文件内容。其实,这完全与OUTLOOK界面里相对应的框体具有的功能一样。
注意事项:⑴、第一次使用时,一定要先设置通信协议,以后就不需再设置了!⑵、接收文件,每个部门只能也只需接收一次(这也跟E—MAIL一样),要打开文件的内容,只需选中相应的文件(如有附带的文件,只需双击此文件即可打开)即可查看文件内容,其查看方法又同E—MAIL邮件一样。⑶、如果要发送文件,首先得明确发给谁,然后选择发送方式,选中相应的部分(发件箱中的),再点击‘新邮件’按钮,进行新邮件的建立。⑷、发送范围:要根据您的需要进行选择(也只能),而不是录入!⑸、收件人:也只能选择发送范围内的某个部门,而不是录入某个人或部门的E—MAIL地址,切记!⑹、如果要插入附加的文件,可以点击‘填写日期’下面的第一个按钮,即可打开文件选择对话框,选中要发送的文件后,点击‘打开’即可插入附件,此文件将自动被压缩!且一次可插入几个附件。如果出现有在插入附件时插入不了,可能是文件太大、或内存不足等原因,此时可使用右键插入对象,选择由文件创建的方式插入,只是这种方法插入的文件是没有经过压缩的!⑺、所有项目填写完毕后,一定要首先点击‘保存’按钮,然后点击‘关闭’按钮,退回到主界面,即可看到刚建立的邮件,然后点击‘发送和接收’按钮即可进行文件的发送了。⑻、发送文件时,一定要等数据处理完毕后才可关闭主窗口,否则可能会传输中断!甚至死机!切记!⑼、如果在发送文件时,连接中断(掉线),则不用急,再连接(可以直接点击‘我的连接’按钮,设置好有关设置即可连接),再‘发送和接收’即可,这也就是利用了E—MAIL的特点。⑽、文件发送完毕后,系统将自动把‘发件箱’中相应文件信息转移到‘已发送数据’的相应项目内。⑾、如果觉得‘收件箱’中的文件信息太多,可以选中某个文件,点击‘备档’按钮,即可将此文件备档到‘已备档数据’相应的项目内。⑿、如果觉得所有项目内的文件都太多了,可以在主菜单中选择‘工具\数据包导出’,即可将所有有关的文件信息转移到c:\newstar\netsky\bakdat文件夹内,要删除,则可在此目录下删除即可。
    总之,此系统的使用同收发电子邮件(E—MAIL)一样简单、方便。

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详细文档见上面FLASH,本文档WORD版本全部已经包含在这个页面源码压缩包中:http://www.hur.cn/okcode.html


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