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仓储物流信息管理系统

  作者:佚名    技巧来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010/11/30

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第一部分:经销管理系统的必要性

1、特钢企业的产品经销特点
西宁特殊钢股份有限公司作为一家特殊钢生产企业,具有产品材质多、规格多、单品销量少的特点,合同管理、生产计划以及销售管理难度较大。经我们调研,目前西宁特钢的经销网络遍及全国,采用“分散销售、集中管理”模式。

2、传统管理手段无法解决的问题:
传统管理手段严重制约了远程经销网络的管理,其中最突出的问题是信息滞后和信息黑洞,这是目前全国大中型钢铁企业的通病。
所谓信息滞后与信息黑洞最主要表现在以下几个方面。
第一、库存与销售情况滞后:
■ 总部对各自营公司的库存数据、销售数据了解相当滞后,一般通过每个月底报表才能了解一个月前的库存与销售的数据信息,常常还不能保证准确性;
■ 总部人员需要花费大量时间去落实和人工统计各自营公司已过时的业务数据,造成工作效率很低和管理成本巨大;
■ 由于信息滞后,存大很大的时间差,使总部很难准确了解和把握各地市场行情,导致销售政策落后于市场。

第二、风险难以防范:
■ 应收账款过大是目前令每个经销管理者头痛的问题,造成该现象的主要原因是由于总部很难实时掌握各自营公司销售中的应收账款情况,自营公司常越权操作,企业相应的监督制度落空;
■  应收账款转变为坏账造成企业损失也是目前钢铁企业销售中最大的风险;常见的原因有二,一是各分公司业务员由于业务繁忙,没有准确记住应收款账归还时间,致使没有及时主动清收,往往造成良性应收账款变为不良应收账款直至变为坏账损失。二是由于应收账款信息滞后,总部监督不力,企业相应的监督制度落空造成的。

第三、客户信息隐蔽:
■ 客户资料不全、不系统,更新不及时使总部难以掌握自营公司的交易客户结构,不利于对该自营公司经营的监控与指导;
■ 客户以往的交易情况没有系统记录,如购买产品、购买价格、购买频率、应收账款记录及回款表现、曾发生的质量异议及索赔等,使得时间一长或人员变动后常被遗忘,不利于提高经营技巧与效益,容易发生经营风险。
 
以上这些问题,依靠传统管理手段即电话、传真、特快专递,以及增加总部工作人员都难以得到根本的解决。

    在前期我们对西宁特钢六个自营公司(西安、兰州、郑州、洛阳、重庆、成都)和总部(经销部)的近一个月的调研中发现,上述问题均存在于销售管理中,原因就是目前仍在沿用较为落后的传统管理模式和手段进行管理。管理层陷入浩瀚的数据海洋之中查找问题与规律,而难以抽身考虑更多的经营拓展与管理问题。企业的审计人员花大量的时间和费用到自营公司业务审计,往往难于短时间内发现问题;自营公司的员工每月每周都要花费大量的时间来填写和回复总厂的各种报表,影响了自营公司扩大业务的时间和精力。
    作为一个传统运营管理模式下的经销部门,应该说西宁特钢的产品销售取得了骄人的业绩,传统运营与管理模式已被运用到了极至状态,很难再满足企业因继续发展而涌出的新的需求。

3、网络化计算机管理系统是解决上述问题的根本办法:
★ 管理高度集中化:总部可完全动态实时掌控所有自营公司的资金状态(如帐面货款余额、资金回笼情况、应收帐款明细等),并通过订货、销售及库存明细的自动分析,掌握所有自营公司经营的状态,同时集团公司对客户明细数据的掌握与集中分析,既可有效防范人为经营风险又能提升企业整体的竞争能力。
★ 数据实时传输:自营公司各项数据(销售数据如销售价格、销售量、提货单位等;库存数据如库存量、库存状态、在途货物量等)能每天及时反馈到总部,总部当天即能获取一手准确数据信息。
★ 信息透明化:业务部门能根据高效的计算机控制,实现对业务的监控,并能了解每件货(产品)的实时情况;财务稽核人员便可通过稽核软件随时对各零售公司业务、资金情况进行实时监控,防止违规事件和不良账款的产生,规避资金风险,并为企业的发展提出更高的要求。
★ 宝贵的企业数据平台。记录一手真实数据的数据库本身就是企业一笔巨大的财富。通过后台管理系统的不断开发与挖掘,只要管理者想要的数据都快捷地地获得。

4、计算机管理系统创造的直接价值:
◆ 大量节约通迅费用,如电话费、传真费、手机费等;(某企业管理系统使用后节约通讯费用50%以上)
◆ 大量节约办公费用,如传真纸费、特快专递邮费等;
◆ 极大地节省审计人员的差旅费等;
◆ 极大地提高人员工作效率,可使一人多岗;
◆ 随着数据量的增加,企业自已的数据中心将迅速增值。


第二部分:关于西钢经销部计算机管理系统建设的建议:

1、 前期调研:
       自2001年6月至年底,我们针对西宁特钢的经销系统做了为期近一个月和详细调研,被调研的单位包括:
● 西安自营公司;
● 兰州自营公司;
● 重庆自营公司;
● 成都自营公司;
● 郑州自营公司;
● 洛阳自营公司;
● 经销部总部:包括合同科所涉及的各项业务、成品库管理、发运业务;
调研中,我们着重了解了各业务流程、业务特点、业务中急等解决的问题以及业务人员的计算机操作水平等。通过讨论分析,我们认为西宁特钢已到了引入计算机技术提高管理水平的关键阶段。从技术角度来讲,目前的计算机技术完全能够满足西钢的管理要求(前提是业务流程合理优化);从人员的计算机操作水平讲,西钢的业务人员水平与一般大中型钢铁企业无大的差异,经过培训完全能够胜任。(我公司于99年5~10月为鞍钢新轧钢全体管理人员进行计算机培训,并为多家钢铁企业和仓储企业举办培训。)

2、 系统实施的基础:
   ★扎实合理的业务流程是计算机管理系统的最重要的基础;
         整个系统的建设不要仅仅局限于计算机或软件的表面建设,构筑整个营销系统时应充分的对企业的业务流程作一次分析或重整。
         我们建议利用"分散销售、集中管理"之协同商务的概念,在逻辑上对整个经销系统进行重构。逻辑重构的目的是考虑到维持的业务的连续性,因现有的业务以及管理人员对现有的模式已经很熟悉,如果轻易推翻现有的营销模式会给公司带来过大的震荡。
         逻辑重构的含义是通过对现有的业务模式进行微调,使之更具规范化,在业务流程基本不变的情况下将全公司的营销信息整合引入计算机管理系统,使公司从信息系统上看形成一个完整的整体。
    ★信息系统必须建立在规范操作基础之上;
          用行政命令等管理方法强行规范业务操作,否则计算机系统必败无疑。
★ 计算机系统建立在数据中心之上,建造企业信息平台;
      建立企业数据中心,可以使西钢通过充分发挥计算机管理系统以及网络的功能,用机器设备来弥补人在时间、空间等方面的不足之处。让智能机器直接介入并溶入业务流程中来实现对营销系统的改造工作的。
这样的计算机系统建设,不但能够在不影响传统业务的情况下,实现企业的计算机化,而且在企业内部形成了一个通用信息平台,这样的一个通用信息平台不但能够完成对传统业务的监督管理,同时进一步为未来的业务发展也奠定了一个良好的基础,比如与其它应用系统对接、网上交易、电子商务以及与其它企业链接等将变得易如反掌。
备注:数据中心的投资,不论是硬件投资以购买服务器或小型机,还是软件投资购买大型数据库都将得到保值甚至增值。这一点与PC机完全不同。

★后台管理软件进行数据挖掘,充分发按计算机管理系统的价值;
          在完成上述工作的情况下,在公司总部增加若干后台管理软件系统,以形成公司对整体业务的有效监控手段。
 
    全面信息化对一个企业而言,是一个管理发生质变的过程。如果一次完成,难度和风险都是相当大的。为此,我们建议:西宁特钢的计算机管理系统以经销管理及监控为龙头,在实现"分布式实时物流管理与动态监控系统"后,再通过系统间无缝对接,逐步实施整个企业的信息化进程。


3、 简要介绍对整体系统的构想:
   西宁特钢的信息化平台主要包含两部分:

 

 

 

●   集群式经销管理系统(见附件一左侧部分的系统示意图)
●   集群式生产管理系统(见附件一右侧部分的系统示意图)
两个集群系统的基础支持是数据中心(数据仓库),是系统稳定、安全运行的基础。数据中心作用是保存、管理上述两大集群管理系统过程数据,即基础数据。数据中心需要实时记录经销系统与生产系统的全部过程数据,需要保证7*24小时工作。

建立西钢的数据中心是西钢信息化建设非常关键的一步,理由如下:
■ 建立数据中心可保证两大集群管理系统安全性和可扩展性。在数据中心安全运行下,若某一子系统整体瘫痪,通过数据中心可以完全恢复。同时,数据中心本身软件、硬件可以在不影响正常业务情况下,完整升级,保证各系统扩展与升级的需要。
■ 建立数据中心使西钢两大集群管理系统及其各二级子系统实现无缝对接,真正形成企业整体的信息系统。
■ 数据中心具有很强的保值与增值功能,很好地保护企业投资。例如97年购买用于建造数据中心的服务器和数据库软件,在五年后的今天,同类型产品价格几乎无差异。而97年购买的PC机现在早已被淘汰。
■ 数据中心中积累的数据是西宁一笔宝贵的财富,而且随着积累时间的延长,价值加速增长,甚至远远超过企业对软件的投入。很多企业目前尚没有认识这一点。一个真实的例子,国外某企业欲出资几十万元购买一个中型钢材经销企业近三年销售网络的经销基础数据,以研究中国钢材市场行情。据该外企介绍,如果是积累八到十年的电子版完整销售过程数据,价值将达数百万元。若西钢的数据中心内积累三年以上真实的过程基础数据,将会使决策支持系统得以真正运行,使管理者达到动态把握市场、超前预测行情变化的状态。

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