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小区物业管理系统方案计划书

  作者:佚名    技巧来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010/12/4

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****小区物业管理信息系统
解决方案计划书

 

目  录
1、项目概述 3
2、系统目标、设计思路及物业管理发展趋势 3
3、****小区物业管理系统结构图及功能描述 6
3、1 ****小区物业管理系统的特点 6
3、2 ****小区物业管理系统网络结构图 7
3、3 ****小区物业管理系统简介 8
4、典型工程项目介绍 13
5、系统投资概算 16
6、****服务承诺 17
7、世纪携手 共铸辉煌 18

1、项目概述
北京****信息技术有限公司前身是清华同方房产事业部,是一家专业从事房地产领域应用软件开发与系统集成的高新技术企业。公司自主开发的“Sm@rtProperty高档物业管理系统”从一开始就定位在高档写字楼、高档公寓、高档别墅的市场,吸收了香港怡高物业、戴德粱行、美国ServiceMaster等著名物业管理公司的先进经验。率先推出了软件DIY(Do It Yourself)的概念,并在公司产品中得到全面充分的应用。
该软件在“柏景商业大厦”已成功运行多年,得到了用户的充分肯定,国中大厦、幸福大厦已成为我公司的示范用户。现在,新东安市场、国贸大厦、光华长安、华泰大厦、冠海大厦、玫瑰园、玉海园、冠城园等一批著名物业已成功使用我公司开发的高档物业管理信息系统。

贵公司项目组的领导层高瞻远瞩,清醒的认识到物业管理将走向专业化和信息化的必然趋势,已领先其他物业公司完成了宽带等基础建设。并且已不满足物业管理软件只实现了对业务的支持,从长远的观点提出物业管理软件必须满足辅助管理、辅助决策的观点。而这也符合我公司的长远发展目标,公司也极其重视这次合作。

在此对贵公司提供机会就****小区物业管理系统进行合作深表感谢,我公司将本着将贵项目建设成我公司示范用户的态度为贵公司进行服务。

阁下参阅此份计划书后, 我们希望能与贵方进一步探讨有关提供全面化物业管理信息系统实施的细节, 务求为贵项目的发展作出贡献。
2、系统目标、设计思路及物业管理发展趋势
2.1系统目标
通过《****Sm@rt Poperty物业管理信息系统》辅助物业各职能部门的日常工作、规范部门之间的信息处理流程、提高工作效率、为领导层提供管理信息和决策依据。所以****小区物业管理信息系统应达到如下目标:

 满足物业公司收费业务处理(包括多表处理、台帐处理、收费通知单);
 满足物业公司房产档案的业务需要;
 满足物业公司工程设备的管理;
 满足物业公司及各部门的计划管理;
 满足物业公司对人力资源的管理;
 满足物业公司物资设备德管理;
2.2系统设计思路
 实用性
系统应能够满足物业公司实际业务的需要,切实能够减少业务人员的繁琐的手工操作、提高工作效率、保证工作质量、规范业务流程;
 稳定性
系统性能必须稳定,必须具备一定的稳定性,减少和尽量避免死机、系统崩溃、运行速度极慢等影响工作的现象;
 可扩展性
系统必须考虑到将来的扩展,例如各种信息字段的属性、收费项目等应能够自定义(Do It Yourself 简称DIY),减少系统对软件公司的过分依赖;
 易用性
系统必须便于业务人员操作,提高工作效率;
 兼容性
系统应能够和现有的软硬件的系统有一定的兼容性,例如和现有的电话计费系统应能够传递收费数据,并预留三表接口;
 安全性
系统应能够实现权限控制和系统监控;防止非法人员进入系统,防止操作权限之外的数据,对所有系统的操作系统应有相应的日志记录;
2.3物业管理发展趋势
随着全球信息网络的建立和完善,Internet时代已经来临,信息化管理已成为一股不可阻挡的潮流。走进新时代,物业管理行业是在传统的房屋管理基础上演变而来的新兴行业,近年来获得了长足健康的发展。特别是随着人们生活水平的提高,住宅多样化的不断发展,物业管理作为一门科学的内涵已经超出了传统定性描述和评价的范畴,发展成为集多种手段对物业进行综合管理,并对有关物业的资料进行归类汇总、整理分析、定性与定量评价、发展预测等。物业管理在现代生活中的作用已被广泛认可。
               由于物业管理涉及的管理范围较为广泛,管理内容繁杂,加上政策性等变动因素,导致日常工作需要耗费大量人力和物力,而采用现代化计算机管理手段是一种行之有效的解决办法。物业管理软件在物业管理中的作用主要体现在:
               全方位的快速查询,减少重复劳动:物业管理中房产资料、业主资料、住户资料以及文件档案的数量庞大,手工整理、统计汇总工作量非常大,而且繁琐,查询某房产或业主资料往往需要较长时间。通过****软件辅助管理,可以随时按业主名称、房号、房类、朝向、面积等多种条件任意查询,减少大量重复工作,大大提高工作效率。
               各项费用自动计算,减少人工差错与负担:物业管理中一项重要的工作是各项费用的计算、统计、汇总,然而由于费用项目较多、计算方法繁琐,手工操作除了操作差错率较高,而且工作负担繁重。****软件利用了计算机运算速度快、准确率高的特点,使得各项费用的计算、统计、汇总工作既简单、方便,又能轻松自如。
               自动控制各项费用收缴,保证公司收益:管理费用的收缴是管理公司能够正常运营的保证。通过客户自觉交费和人工催收,往往效率较低,难以应付自如。****软件管理可以随时监控客户交费和欠费情况,自动打印缴费通知书及各年、月、日、区段报表,提高收费效率,使收费工作应付自如,提高资金的回收速度。
               灵活、准确的收费,提高财务工作效率:管理面积越大、户数越多,财务收费工作越繁重,大量水电费、管理费等其他费用收费不但繁杂,而且容易产生差错。用****软件管理收费,灵活性、准确性大大提高。客户不但可以分项付款,还可以预付各项费用,大大降低财务收费人员的劳动强度和工作量。
               完整的工程及服务档案,提高管理水平:物业管理除了涉及房产、业主和客户管理之外,更需要提供工程设施维护、维修服务与管理。****软件完整的工程档案与服务档案可以使管理人员随时了解最新的情况,更可以规范维护、服务标准,帮助管理人员合理安排工作时间。
               全面的统计分析,提供决策依据:在物业管理的市场竞争中,****软件快速、自动、强大的统计汇总功能和丰富的报表打印系统,使各项数据的统计汇总、分析表格一应俱全,物业公司领导可以随时查阅最新的详细情况,并依次快速、准确地做出决策,提高物业公司的管理水平与竞争力。
               具有远见和高度责任心的物业管理专家对信息化建设一切有关细节都不会轻易放过。这也是体现一家物业管理公司专业性、先进性和系统化的重要表征。

                             为了配合物业管理公司向计算机信息管理的方向发展,我公司研制开发了《****Sm@rtPoperty物业管理信息系统》系列,她继承了国内数家大型物业公司的先进管理经验和行之有效的管理方法,以实用为本,提高工作效率为主,来达到提高物业管理的服务水平和管理水平的目的,得到了众多用户和同行的认可和好评。
                               系统设计完成的总体目标,是利用先进的计算机网络技术,依据科学的物业管理模式理论以及结合各物业的特殊要求,按具有先进性、开放性、可靠性、安全性、可扩充性和实用性的设计原则,开发符合物业自身的综合业务管理信息系统。

                         使物业公司各职能、基层部门能充分利用计算机网络资源实现信息共享
 健全业务管理体制
 规范业务流程及运作模式
 提高办公效率
 使管理信息系统、财务系统、人事系统等各子系统有机联系
 充分挖掘利用物业公司与上级与外界交互的各类信息
 及时、准确、丰富的信息为各部门提供科学管理和决策依据,为物业公司管理者提供决策辅助信息。

3、物业管理系统特点、结构图及功能简介
3、1 ****小区物业管理系统特点
系统特色
           符合北京市房屋土地管理局印发的《北京市居住小区物业管理服务基本要求》
               采用先进的软件开发工具Delphi5.0,后台采用大型数据库SQL server7.0管理
               传承清华软件设计开发之精华—熔入先进的物业管理理念及成熟管理模式
               充分预留“一卡通”应用系统智能化接口,真正实现物业管理自动化
               率先实现与流行办公软件Office97/2000、通用财务软件无缝衔接和数据共享

   先进的设计思想——系统采用稳定的双层体系结构—C/S与B/S结合,客户端采用Windows95/98/2000作为操作平台,服务器采用Windows NT作为网络操作系统。本系统在设计时立足于信息全面、计算便捷、统计方式灵活;并广泛采纳借鉴了北辰物业、香港怡高物业等国内著名物业 的管理模式及思想,实现物业管理系统由简单的记录、核算型向智能、管理型的转化!

 界面友好、性能稳定——创意性的色彩搭配,美观、友好的录入界面,完全的“微软”风格,辅以清晰直观的“树状结构与下拉列表”为导航,实现多页、多界面自由切换。操作直观便捷、轻松自如、亲切自然。独有的“Save as”功能将所有相似信息都可灵活复制另存,极大的降低了工作录入量,提高了管理效率。系统可存储信息量大、数据安全性能高。

允许用户录入界面、收费项目、统计报表自定义——可完全按照您所想象的格式、外观自行设置录入界面。(传统物业软件依赖性较大,仅增加个信息字段也必须修改原程序才能满足您的要求,咱们这套系统完全解除了您的烦恼)。您可随意设置房间状态、收费类别、收费项目等,独特的支持代收代缴、预付款、抵押金处理。费用计算、统计,迅速准确,自动处理,完全替代手工劳作。系统具有很强的方便性、灵活性和强大的生命力!

  强大的报表系统、科学的统计分析功能——系统特设收费菜单,并提供成套报表样板,对各项费用数据、查询统计结果均可流畅的生成或转为WORD、EXCEL格式文件自行编辑,并轻松打印信息汇总报表。对各项费用数据以表格、二维、三维模型等方式直观、逼真、准确加以体现。
 
  很好的安全保密性——操作人员根据不同的密码进入不同的模块,充分确保机密资料的安全性;通过日志管理,可很好的把握操作人员的操作动向。通过实用-便捷-高效的操作管理,让物业理人员有更多的时间投入现实的物业管理中,从而在未来的物业市场竞争中独领风骚!

    功能齐全——强大的“查询向导”功能,可根据住户的任何信息进行查找汇览,快速、灵活的结帐方式充分满足客人要求可分别按现金、转帐、免单、欠帐等多种方式结帐,提供灵活的分帐结帐。支持IC卡交费,使物业收费更为简便快捷。且房态显示清晰直观。

3、2 ****小区物业管理网络结构图
 

 


3、3 ****小区物业管理系统功能简介
 

3、3、1、公司简介、小区概貌
     公司简介、信息描述
 公司章程、组织结构
 公司大事记、个人通讯录
 相关单位档案管理
 居住小区信息浏览、图象展示
3、3、2、资源管理子系统
                    

  委员会、物业信息),进行住户的入住和迁出管理。
 产权档案:主要功能是储存、输出每套小区或公寓的产权信息,进行产权分配的操作。
 用户单位信息:主要功能是储存、输出住户所在单位的相关信息。
 报表统计:物业基本情况统计报表、按房间统计报表、按产权人统计报表、按住户统计报表、按楼统计报表等。
 图形管理:各种户型图、单元平面图、顶层底层平面图、小区平面分布图、智能化应用图纸、照片及相关材料等。
3、3、3、收费管理子系统

 

 

 

 

 


 根据需要,逐一或成批进行费用的计算或收取。
 根据不同对象、不同周期、不同价格、不同房间、不同收费项目将各种费用数据
分类汇总,自动生成相关报表和台帐。

 

 

 

 

 


3、3、4、工程管理子系统
工程管理是物业管理公司的又一个很重要的业务。工程管理子系统主要包含设备管理、工具管理、装修维修管理、工程图纸管理四个功能模块。
3、3、4、1  设备管理
在物业管理中,其中一个重要的业务就是要对设备、设施进行维护保养,使其始终能够良好运转。为了达到这个目的,物业公司就要对设备建立档案,制定检修计划,并对历次检修、维修情况、处理措施进行记录。
在设备管理这个功能模块中,实现了对设备档案、设备检修计划、设备检修纪录、设备维修记录的管理:
 设备档案主要对设备基础信息(如设备编号、设备名称、生产厂家以及相关的电器参数等)进行归档管理;
 设备检修计划主要是对设备的检修计划信息进行管理;
 设备检修记录主要是定期对设备的运行情况及检修情况进行管理;
 设备维修记录主要是对设备的维修情况及处理情况进行管理;
有了这些信息,工程维修人员在维修设备时,可以参考该设备历次的检修记录和维修记录,对设备的故障加以正确的判断。
3、3、4、2  工具管理
   物业管理公司为了加强管理,需要对工具的使用进行管理。工具管理可以辅助工程人员对工具的使用情况进行跟踪管理;
    工具库存主要是对工具的基本信息及数量信息进行管理;
    工具借用记录主要对工具借用和归还等信息进行跟踪管理;
3、3、4、3  装修维修管理
       在客户正式入住以前,一般都要对房间进行装修,为了保证对大楼主体结构不造成影响,物业公司都要对装修情况及装修公司的相关信息进行记录管理。在装修管理模块中,软件可以很好协调物业公司对这些信息进行管理。
 维修管理主要是对客户的维修信息进行跟踪管理,以便物业公司能够更好的为客户进行服务;
       在工程收费这个功能模块中可以支持客户现结,也支持客户挂帐。
3、3、4、4  工程图纸管理
 工程图纸主要是对物业公司的工程等图纸及借阅信息进行归档管理,
 图纸管理主要是对图纸的编号、名称、设计单位、绘图人等信息进行维护;
 图纸借阅记录主要是对图纸的借阅及归还等信息进行跟踪管理;
3、3、5、文案管理子系统
物业管理公司内部的小型办公自动化管理系统,用来管理公司内部的一些文件、档案等,可以方便查阅。
 提供相关的ISO9000国际质量认证资料,促进物业管理的标准化和规范化。                                                
 公司大事记:主要记载公司管理内容中的大事件,包括:事件标题、事件种类、事件时间、事件内容及备注。
 公文登记管理:主要包括文件标题、文件起草人、文件签发人、文件发放部门、文件摘要等。
3、3、6、保安消防车场管理
 运用周密的人员、器材、岗位、班次、巡岗路线、消防、车位管理模式确保突发事件、消防检查、费用收取的顺利进行。及时发现治安隐患并对事前、事中、事后加以详细记录管理。
 本系统提供“非接触式IC卡智能停车场”管理系统的软硬件支持,并可采用国际领先的“车辆进出图象识别系统”。从根本上避免了车辆的丢失。
 系统全面地对业主、住户的车位进行分配、管理、收费等,保安消防记录备案、信息录入、修改、查询、统计报表打印。
3、3、7、保洁管理子系统
 设立表格平台,对人员配备、设备运行、服务项目等制定详细明了计划进行管理。对绿化保洁情况建立相应详细档案,对实际情况进行记录、检查、跟踪、管理。包括委托合同文本、保洁类型、保洁项目、保洁巡视记录(信息字段自定义)等。对保洁情况进行检查跟踪,统计保洁相关费用,输出保洁服务工作记录表、保洁服务质量检查表等。
3、3、8、绿化管理子系统
 对绿化情况包括分区、委托合同文本、人员管理、绿化项目、绿化标准、绿化面积、绿化管理巡视检查记录(信息字段自定义)进行管理,制定绿化计划以及绿化的执行情况,对绿化情况进行检查跟踪,统计绿化相关费用,输出绿化服务工作记录表、绿化服务质量检查表等。
3、3、9、图形管理子系统
 将各类物业资源图片储存到相关目录下,随时查询调用和轻松打印,从视觉上使各类物业资源一目了然。可以将各类物业资源的外貌以照片的形式,扫描到微机中储存,随时查阅各类物业资源:小区、楼宇、房间的平面图,装饰图等。
3、3、10、库存管理子系统
  根据实际需要对办公用品、设备维修备件以及工程材料等分成一个库存或多个库存进行管理。即满足多库管理,而且各个库之间互不影响,并且每个库存都有如下功能:库存台帐管理、入库管理、出库管理、盘点管理、损益管理、采购预算。 库存台帐管理:主要对库存商品的基础信息及现存数量信息进行管理。
 入库管理:主要是对商品入库信息进行管理。
 出库管理:主要是对商品出库信息进行管理。
 损益管理:当库存出现帐实不平时,用户可以用损益管理对库存进行调整。
 采购预算:系统可以根据所设库存底限,自动生成采购预算表,以供采购人员参考。
 在库存台帐中,用户可在月末打印出库存盘点表,以便盘点管理。
3、3、11、投诉管理子系统
   受理住户和业主对物业公司的意见、建议等事项的管理,并通过对投诉现象的妥善处理,提高物业公司的管理水平,树立良好服务形象和声誉!进而达到更好的发展目标! 
3、3、12、人事管理子系统
 从员工自身发展的角度建立完善的人事档案管理制度,充分挖掘每个员工的潜力。主要对公司内部人员的档案、社会关系、个人简历等信息进行管理。
3、3、13、总经理查询子系统
 在总经理查询子系统中,系统以报表、查询、图表等多种形式向物业公司的决策人员提供物业公司中各个方面的信息,以辅助公司决策人员进行决策。如:经营管理内容报表、经营收入情况报表、各种经营月报表等。
3、3、14、系统维护子系统
系统维护主要是有包括两方面的内容:系统安全监视和控制、软件设置。
3、3、14、1、系统安全监视和控制
 在连机用户模块中系统管理员可以查看到当前有哪些用户正在使用计算机;
 在使用记录这个模块看到用户登陆的计算机、模块、以及离开系统时间;
 在系统运行日志中,可以查看用户对系统进行了哪些操作;
 在权限管理中,根据权限组的不同而设置:浏览、修改、删除等。
3、3、14、2、软件设置
 在显示设置中对信息可以重命名,也可以根据自己的习惯对字段的显示顺序进行调整,同时可以根据管理需求和喜好自行定义显示字段内容及数量。
 在代码维护中,可以将经常要录入的值定义成代码,在录入数据时,用户就可以从下拉列表中选择代码。如:一室一厅、两室一厅、三室一厅等。
 管理单位设置:根据需求建立相应的管理单位,如:今典、今日等。
 房间类别设置:私用、托管、自管、自用等。
 费用表设置:对于水、电、气三表读数收费可根据公司具体情况设置不同度数段的价格,如:上限为100度,下限为50度;底于50度价格为0.8元;大于50度且小于100度价格为0.6元;大于100度价格为0.4元。
 三表收费周期:可以按年、月、季任意设置。
 在合同收费项目设置中,用户可以根据实际情况自定义一些周期性收费项目或一次性收费项目。

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