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飞思Coffice协同OA办公系统用户手册

  作者:佚名    技巧来源:本站原创    点击数:    更新时间:2010/12/2

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Coffice用户使用手册
一.前言 4
1.1 公司简介 4
1.2 系统简介 4
1.3 系统特点 5
二.系统功能 6
2.1功能模块结构图 6
2.2功能简述 6
三.操作指南 9
3.1登录UDS文档一体化系统 9
3.2系统设置 11
3.2.1 职位设置 11
3.2.2 角色设置 12
3.2.3 考勤设置 14
3.2.4 考勤查询 15
3.2.5 人员管理 16
3.3 论坛(BBS) 17
3.3.1 BBS管理 17
3.3.2 贴子的使用和管理 19
3.4 客户管理 21
3.4.1用户视角和权限 21
3.4.2 添加客户 22
3.4.3 添加客户接触记录 23
3.4.4我的协同客户 24
3.4.5客户查询 25
3.5 我的联系人 26
3.5.1 添加联系人(员工联系人、客户联系人) 26
3.5.2 添加联系人(自定义联系人) 27
3.5.3 删除联系人 27
3.5.4 修改联系人 28
3.6我的任务 28
3.6.1概念 28
3.6.2 查看任务 29
3.6.3 新建任务 30
3.6.4 查看其他人员的任务 36
3.7 我的邮件 38
3.7.1 收件箱 39
3.7.2 发件箱 42
3.7.3 废件箱 42
3.7.4 撰写新邮件 42
3.8 短信管理 44
3.8.1 我的消息 44
3.8.2 已发送消息 45
3.8.3 写新消息 46
3.8.4 短消息设置 47
3.9 公文流转 49
3.9.1流程的基本步骤 49
3.9.2表单管理 50
3.9.2.1表单介绍 50
3.9.2.2新建表单 50
3.9.2.3删除表单 51
3.9.2.4 修改表单 51
3.9.3 流程 54
3.9.3.1 新建流程 54
3.9.3.2单个流程管理 55
3.9.3.3 删除流程 59
3.9.3.4修改流程 60
3.9.3.5收发文 61
3.10 我的文档 67
3.11 公司项目 68
3.11.1撰写邮件 69
3.11.2 投递文档 70
3.11.3 项目管理 70
3.11.4 显示组员 71
3.11.5 权限管理 72
3.11.6 目录管理 73
3.11.7 订阅项目 75
3.11.8 项目移动 75
3.12全文检索 76
3.13 UDS系统权限说明 77

 
一.前言
1.1 公司简介
上海新脉网络科技有限公司( 新脉科技 ),是总部在北京的时代新技术产业有限公司在上海的独立子公司、民营企业,也是“上海市软件企业”。
时代新技术产业有限公司是跨行业经营的集团性公司,前身是时代科普网有限公司,是经国务院领导亲自批准成立的具有国家“信息网络国际联网业务经营许可证”的信息服务龙头企业之一。时代科普网有限公司于2001年2月经北京工商部门批准更名为时代新技术产业有限公司。
上海新脉科技是时代新技术产业有限公司关于计算机软件研制开发、生产销售、咨询服务、技术维护的基地。上海新脉科技是一家不论在社会资源、运作资金和开发技术上都具有较好实力的公司,公司的主要业务是为用户构筑电子化、信息化的应用平台,进行应用软件与数据库开发以及网络安全和增值服务。
上海新脉科技的“协同e化管理软件”和“VPN” 两个产品已获上海市信息化办公室“软件产品登记证书”。具有自主版权和“著作权证书”,上海新脉网络科技有限公司也在2002年5月份被评为“上海市软件企业”。
1.2 系统简介
飞思协同办公管理系统Coffice基于领先的微软.net技术开发而成。除了具有传统OA的邮件、工作流、文档等功能外,还引进了项目管理和知识管理的思想,更加注重工作任务的分解、协同和监督;知识的积累、沉淀和分享,多条件跳转的分支流更为特色,有效为企业构筑协同工作平台。Coffice不仅仅是一套简单的办公自动化系统,其蕴涵的管理理念和协同管理模式是真正值得企业借鉴和系统的价值所在。
Coffice系统可实现:
 项目树的灵活创建,实现文档与项目归档的一体化,使知识和经验有序地沉淀。
 通过邮件、公告、论坛、消息等信息平台将沟通成本降到最低,建立快速反应机制。
 事务流转的自动化,审批的电子化,提高工作效率。
 任务的发起、协同和确认,创造协同工作的氛围。
 全文检索引擎,方便搜索信息和资料。
 与公司nGuarder VPN产品的结合,支持远程办公、分布式办公与移动办公。

Coffice系统可有效解决:
 传统办公事务工作的繁琐、重复劳动和检索不便。
 信息流转不畅通造成的高沟通成本,低响应速度。
 任务分配的不明确,缺少协作和反馈。
 员工的经验和知识缺乏积累和共享不能使企业迅速提升。
 人员流动对企业造成的损失。
 缺乏依据造成领导层的决策困难。
1.3 系统特点
 完全基于浏览器界面,客户端只需安装IE浏览器,操作简单、方便,只要懂上网便能很快学会使用该软件。
 系统基于B/S结构,客户端零管理,避免了C/S系统维护的烦琐,降低维护成本。
 细分的权限管理,可满足用户不同的权限管理要求。
 灵活的配置,可方便自定义工作表单、环节和流程。
 系统将身份认证、权限分配及USB硬件加密认证有机结合起来,保证系统运行的安全性。
 良好的系统开放性和可扩展性,为企业轻松架构Internet应用。


二.系统功能
2.1功能模块结构图
 

2.2功能简述
 桌面      
 我的任务:今天未完成任务列表
 我的邮件:最新收到的邮件列表
 我的文档:最新归档的项目文档
 我的审批:待我审批的项目文档
 考勤:成员上下班的考勤
 全文检索:对系统中项目文档的全文检索,并有权限过滤机制 
 系统设置各类接点:系统的权限中心和配置中心
 人员管理:系统账户;由系统管理员添加、修改;可以定义新增、离职、调职还可自定义查询
 职位管理:组织内的职位结构树,是权限的基本结构
 角色管理:权力的集合,可以自由定义。系统默认的有组长、组员和系统成员。
 修改口令:成员修改自己的口令(系统管理员在成员模块中修改口令)
 考勤查询:查询包括自己在内的考勤纪录,或系统指定的成员如人事助理可查全部成员
 考勤设置:考勤日和考勤时间的设置
 公司论坛:包括公司公告和各版块BBS;有BBS管理权可以添加桌面公告和版块公告,版主可以自由添加版块和版块公告。BBS的功能同常见的,但无须登录;
 客户管理(客户接触点的管理)
 我的客户:显示由我负责的客户信息,并添加接触纪录(电话、拜访等)
 查询、统计:客户资料的统计和分析,销售人员的业绩管理
 我的联系人
 公司内部联系人:系统成员列表中获得
 公司外部联系人:等同于公司客户的联系人
 自定义联系人:管理私人的联系人
 我的任务:(含任务协同、任务指派、任务查询)
 待完成任务:显示今日往后的未完成任务,并对任务操作,如新建、取消、完成、接受 
 未完成任务:显示今日以前的未完成任务
 已完成任务:显示完成的任务
 我的发起任务:显示所有我发起的任务,其中包括我仅发起而不执行的指派任务
 订阅/查询任务:显示我不参加的任务,查询他人的任务
 我的邮件
 收件箱:我收到的邮件,全部显示
 发件箱:我曾经发送的邮件,全部显示
 废件箱:我删除的收到过的的邮件
 撰写新邮件:可以有项目属性,并可归档
 公文流转
 待批文档:流程走到我这里的文档,等待我处理
 我的申请:我发起的流转申请
 已批文档:从我这里过的,被我处理过的文档
 流程管理:由我创建和管理的流程,需要制定环节和绑定角色
 拟稿箱:我可以发起的文档流转的入口,凡流程的第一环节有我的,都显示;并可以对流程有条件查询
 我的文档
 已归档:我可以查看的已归档项目文档   
 待审批:正等待我审批的项目文档;审批权包括角色指定,或是项目组长。
 公司项目:项目树的管理,每人看到自己参与的项目内容或权限赋予的内容
 投递文档:对该项目投递相关的文档
 撰写邮件:对该项目组成员发送邮件
 项目管理:项目的创建、删除、修改、移动
 成员管理:项目成员的添加、删除;组长的标记;组员权限的变更
 项目订阅:显示我关心的项目内容(本人并不是项目成员,但有权查看)
 目录管理:创建项目文档库,并有严格权限限制,文档目录可扩展
 短信管理:
 站内短信:系统内的消息机制
 站外手机短讯:发送多哥附加手机号码
 USB_Key设置:对硬件加密的设置

三.操作指南
3.1登录UDS文档一体化系统
当用户链接到本站点后,将首先被要求输入“用户名”和登录“密码”,如下图:

 

当用户输入“用户名”和登录“密码”,如果该用户是有硬件加密的,在“使用USB_Key”前面复选框打勾,按“登录”按钮(或Enter键),此时系统将检查输入的“用户名”和登录“密码”或加密硬件是否正确,如果输入正确,将进入系统的主界面(个人桌面),如果是当日的首次登录,系统会自动考勤。如果上班迟到,登录后的页面如下图:
 
 
正常进入个人桌面如下图:
 
此首页(个人桌面)页面中,显示与当前操作员有关的文档、任务、邮件、审批等最新的相关信息,点击相关按钮即可进入下一级操作。

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